Der Vermieter ist grundsätzlich nicht verpflichtet, der Betriebskostenabrechnung Fotokopien der Abrechnungsbelege (z.B. Rechnungen, Gebührenbescheide) beizufügen. Er kann den Mieter auf die Einsichtnahme in die Belege verweisen, um zusätzlichen Aufwand durch Anfertigung von Kopien zu vermeiden. Das Einsichtsrecht des Mieters ist nicht auf das bloße Betrachten der Belege beschränkt.
Der Mieter darf sich Notizen machen und auch Abschriften anfertigen. Ferner ist der Mieter berechtigt, die Belege abzufotografieren oder einzuscannen, da der Mieter damit nur die fortschreitenden technischen Möglichkeiten nutzt und das Fotografieren bzw. Einscannen nicht anders behandelt werden kann als das unstreitig zulässige Anfertigen von handschriftlichen Notizen oder Abschriften (so bereits AG München, Urteil v. 21.09.2009, 412 C 34593/08, NJW 2010, S. 78). Der Mieter kann grundsätzlich Einsicht in die Originalbelege verlangen. Sollten Originalbelege nicht mehr umfassend vorhanden sein, muss der Vermieter jedenfalls im Einzelnen darlegen und benennen, wo solche noch vorhanden sind und diese vorlegen. Behauptet der Vermieter, er könne überhaupt keine Originalbelege mehr vorlegen, weil diese eingescannt und danach vernichtet worden seien, muss er dies im Bestreitensfall beweisen (AG Konstanz, Urteil v. 06.06.2019, 11 C 464/18, WuM 2020, S. 276). Eine Ausnahme von dem Grundsatz, dass sich das Einsichtsrecht des Mieters auf die Originalunterlagen erstreckt, kann bestehen, wenn der Vermieter auf ein papierloses Büro umgestellt hat und Rechnungen in einer elektronischen Form vorliegen, die auch vom Finanzamt akzeptiert werden. Allerdings muss sich der Mieter auch in diesem Fall nur dann auf eingescannte Daten verweisen lassen, wenn das vom Vermieter gewählte Scanverfahren zur Dokumentenspeicherung und –verwaltung fälschungssicher ist d.h. wenn aufgrund von technischen und administrativen Hürden in den internen Arbeitsabläufen eine Verfälschung praktisch ausgeschlossen werden kann (LG Hamburg, Urteil v. 30.04.2020, 418 HKO 117/18, ZMR 2020, S. 957).
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